Trives du i en koordinerende rolle, hvor du arbejder med at skabe struktur og gode beslutningsgrundlag i tæt samspil med topledelsen?

Vil du være tæt på divisionsledelsen hos Banedanmarks udførelses- og vedligeholdelsesorganisation? Har du interesse i at arbejde i krydsfeltet mellem sager, processer og beslutninger? Og er du dygtig til at få tingene helt i mål? Så er du måske vores nye Executive Assistant.

Vi søger en Executive Assistant til direktøren for Teknik og Udførelse. Stillingen er nyoprettet og forankret i Staben. Vores nye Executive Assistant spiller en central rolle i at understøtte direktørens arbejde og sikre høj kvalitet, fremdrift og sammenhæng i sags- og beslutningsprocesser. Du får mulighed for at præge stillingen og for at blive et både fagligt og strategisk ankerpunkt for Staben.

Dine opgaver:

Som Executive Assistant arbejder du tæt sammen med direktøren og resten af staben og har ansvaret for, at notater og beslutningsoplæg kommer til rette tid og med høj kvalitet. Dine opgaver vil bl.a. omfatte:

• Sagsstyring og sagshåndtering

• Koordinering og prioritering af mange samtidige bestillinger til og fra direktøren

• Sikring af struktur, kvalitet og fremdrift i processer, beslutningsoplæg og leverancer

• Forberedelse, opfølgning og overblik i relation til møder, beslutninger og tværgående indsatser

• Sparring på problemstillinger med blik for den samlede forretning og Banedanmarks mål

Dine kvalifikationer

Vi forestiller os, at du:

• kan din sags-ABC. Det betyder, at du både kan skrive en sag, løfte en sag og styre en sag, så den rammer direktøren med høj kvalitet og til rette tid.

• Har stærke processuelle kompetencer og trives med at skabe struktur og overblik

• Arbejder analytisk og kan tænke med på problemstillinger, der rækker ud over den enkelte sag.

• Har forståelse for ledelsesbetjening og kan navigere sikkert i mange interessenter og forventninger, herunder forstår du vigtigheden af frontload og proaktivitet.

• Er god til at opbygge relationer og trives i samarbejdet med både ledelse, kolleger og samarbejdspartnere

I denne rolle er det vigtigt, at du forstår og kan navigere i det uformelle ledelsesrum, som du sætter i spil, når du skal sparre med dine kolleger og få sager igennem systemet.

Kendskabet til jernbanen skal vi nok lære dig, hvis du ikke kan det i forvejen. Men du skal være indstillet på høj kompleksitet.

Som person:

Du arbejder selvstændigt, tager ansvar og er opmærksom på både detaljen og helheden. Du er tillidsvækkende, professionel og god til at opbygge relationer – også når det går stærkt, og dagsordenerne mange.

Vi forestiller os, at du har nogle års erfaring fra en rolle som chef-/specialkonsulent, PA, direktionskonsulent eller lignende og gerne fra et departement eller anden statslig styrelse, hvor du har arbejdet tæt sammen med topledelsen og er fortrolig med at understøtte ledere i deres daglige og strategiske arbejde.

Vi tilbyder

En central stilling i Banedanmarks relativt nye stab i Center for Politisk Betjening. Vi arbejder tæt på direktionen og de øvrige cheflag i Banedanmark. I Staben er vi stolte af vores sekretariatsfaglighed, men altid klar på at udvide vores perspektiv og lære af hinanden og de processer, vi er en del af. Center for Politisk Betjening er et helt nyt center med ny ledelse og nye arbejdsgange. Vi arbejder for, at Banedanmarks notater og beslutningsoplæg giver mulighed for at understøtte målet om en grøn, attraktiv jernbane.

Teknik og Udførelse har ansvaret for at vedligeholde jernbanen, så den altid er sikker at køre på. Du kommer til at arbejde tæt sammen med divisionens direktør, men med reference til sektionscheferne i Center for Politisk Betjening. Du får også mange snitflader ud i resten af Teknik & Udførelse og særligt ledelsesgruppen.

Løn og ansættelsesvilkår

Du ansættes efter gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og AC. Lønnen fastsættes på baggrund af dine erfaringer og kvalifikationer. 

Dit primære tjenestested er Banedanmarks kontor i Ringsted, tæt på stationen. Der må dog påregnes regelmæssige rejsedage til hovedkontoret i København.

Ansøgning og kontakt

Hvis du ønsker yderligere information om stillingen, kan du kontakte Sektionschef Ida Agnete Balslev eller Områdechef Søren Stentoft Herping. Send os din ansøgning og CV så hurtigt som muligt, da vi vurderer ansøgninger og indkalder til løbende interviews.

For at søge stillingen skal du klikke på boksen "Søg stillingen" og følge vejledningen.

Går du videre fra de indledende samtaler, vil der blive indhentet referencer fra tidligere arbejdsgivere. Du vil blive informeret, inden der bliver indhentet en reference.